„Kommt drauf an“ ist die ehrlichste Antwort auf die Kostenfrage. Sie ist auch die nutzloseste. Hier sind die Größenordnungen, mit denen ihr rechnen könnt, und die Rechnung, die vorher jeder machen sollte.
Die drei Kostenblöcke
Der Bau. Einmalig. Hängt fast komplett davon ab, wie viele Systeme angebunden werden und wie teuer Fehler sind. Ein Agent, der einen Prozess automatisiert und an ein System andockt (etwa: Support-Entwürfe aus dem Postfach), liegt typischerweise im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich. Sobald mehrere Systeme, Freigabe-Workflows und Sonderfälle dazukommen (etwa: Rechnungseingang mit Buchhaltungs-Export und Freigabegrenzen), seid ihr im fünfstelligen Bereich. Alles darunter ist meist ein Prototyp, der im Alltag nicht durchhält.
Der Betrieb. Laufend, und regelmäßig überschätzt. Die Modellkosten pro Vorgang liegen im Cent-Bereich. Bei typischem KMU-Volumen (ein paar hundert bis ein paar tausend Vorgänge im Monat) kommen dafür selten mehr als 20 bis 150 Euro monatlich zusammen, plus Hosting. Wer euch dreistellige Modellkosten pro Monat für 50 Belege berechnet, verdient an eurer Unwissenheit.
Die Pflege. Der Block, den fast jedes Angebot verschweigt. Eure Prozesse ändern sich: neuer Lieferant mit kruden PDF-Rechnungen, neue Produktlinie, neues Shopsystem. Ein Agent ohne Betreuung wird schleichend schlechter, und es merkt erst jemand, wenn etwas Wichtiges liegen geblieben ist. Plant ein paar Stunden pro Monat ein, ob intern oder extern.
Die Rechnung, die vorher gehört
Bevor über Preise geredet wird, gehört diese Rechnung auf den Tisch:
Wie oft kommt der Prozess vor, wie lange dauert er von Hand, was kostet die Stunde?
Beispiel Rechnungseingang: 250 Belege im Monat, 8 Minuten pro Beleg von Hand, davon übernimmt der Agent realistisch 85 Prozent. Das sind rund 28 Stunden im Monat. Bei 45 Euro pro Stunde für Buchhaltungszeit sind das etwa 1.250 Euro, Monat für Monat. Gegen diese Zahl muss sich jedes Angebot messen lassen, auch meins.
Dazu kommen die Posten, die schwerer zu beziffern sind, aber real: verpasste Skonti, die verlorene Anfrage, weil drei Tage niemand geantwortet hat, der Fehler beim Abtippen um 23 Uhr.
Wann es sich nicht lohnt
Genauso wichtig. Lasst es bleiben, wenn:
- der Prozess seltener als ein paar Mal pro Woche vorkommt. Die schönste Automatisierung rechnet sich nicht bei 20 Vorgängen im Jahr.
- der Prozess sowieso gerade umgebaut wird. Erst den Prozess klären, dann automatisieren. Andersrum zementiert ihr das Chaos.
- die Daten nicht digital vorliegen. Wenn die Aufträge auf Zetteln in der Werkstatt hängen, ist ein Scanner der bessere erste Schritt als ein Agent.
Warum ich das so offen aufschreibe
Weil die Alternative dumm ist. Wenn ich euch eine Zahl ins Blaue nenne, passt sie nicht, und wir verschwenden beide Zeit. Wenn ihr mit eurer eigenen Rechnung ins Erstgespräch kommt (Prozess, Häufigkeit, Minuten pro Vorgang), können wir in 30 Minuten klären, ob sich das für euch trägt oder nicht. Manchmal ist die Antwort nein. Auch das ist ein Ergebnis, und es kostet euch nichts.